Iedereen in onze wereld doet steeds meer zijn best om milieuvriendelijk te worden. Een belangrijke stap die veel mensen en bedrijven hierbij zetten, is papierloos werken en veel van hun werkprocessen online in de cloud doen. Digitaal archiveren is het proces waarbij een papieren versie in een digitale vorm omgezet wordt. Als jij nog niet zeker weet waarom zoveel bedrijven deze moderne techniek omarmen, lees dan even verder. Zo ontdek je de belangrijkste voordelen van een digitaal archief.
Er is minder kans om gegevens te verliezen
Het is gemakkelijk om jouw belangrijke gegevens te verliezen wanneer deze in een tastbare vorm zijn. Vooral als je veel papierwerk hebt om voor te zorgen. Dan kan dat ene cruciale papieren overzicht al snel kwijtraken als je het niet veilig bewaart en weet waar het ligt.
Het vinden van de benodigde informatie uit verschillende papieren overzichten en mappen kan soms ook bijzonder moeilijk en tijdrovend zijn. Dit is echter niet bij een digitaal archief het geval. Alles is dan meestal binnen een paar klikken via een handige zoekbalk beschikbaar.
Het biedt een milieuvriendelijk proces
De gebruikelijke methode om gegevens op te slaan, verbruikt veel bronnen. Ten eerste moet je veel geld aan het kopen van papier en mappen uitgeven. Het gebruik van papier wordt daarbij niet als een milieuvriendelijke keuze beschouwd. Je kunt je niet eens voorstellen hoeveel bomen er gekapt worden voor slechts een klein hoopje papier. Met de overstap naar een digitale archivering zet jij dus ook een grote stap richting meer milieuvriendelijkheid.
Gegevensbeveiliging makkelijk te regelen
Als jij veel vertrouwelijke gegevens hebt die je niet met mensen wilt delen, dan moet je extra voorzichtig met de informatie zijn. Tastbare dossiers en documenten lopen altijd het risico om in de verkeerde handen te vallen.
Aan de andere kant kun je met een digitaal archief jouw gegevens beter beschermen. Je kunt al jouw documenten simpel beveiligen. Veilig digitaliseren met het gebruik van unieke toegangscodes en andere beveiligingsmaatregelen zal de toegang ertoe naar wens beperken.
Het levert een snellere toegang tot gegevens
Besteed jij ook enkele minuten of soms zelfs uren aan het zoeken naar een enkel document? Dat is een grote keerzijde van de fysieke manier van archiveren. Dus als jij naar een tijdbesparende uitweg uit dit gebruikelijke probleem op zoek bent, kies dan voor een digitaal archief. Al jouw documenten zijn nu met slechts een paar klikken voor jou beschikbaar. Ze worden veelal online in de cloud opgeslagen en de toegang hiertoe is erg simpel.
Het is eenvoudiger te beheren
Als jij van plan bent om jouw papierwerk in welke vorm dan ook te bewaren, dan moet je super voorzichtig zijn. De kwaliteit van papier gaat per slot van rekening met de tijd achteruit. Je moet er daarom voor zorgen dat jij ze in de beste staat bewaart. Om er zo voor te zorgen dat ze niet vervagen, vervormen of afbrokkelen. Dit alles is niet bij een digitale archivering het geval. Het enige wat jij hoeft te doen is de documenten scannen, in de juiste mappen opslaan en je kunt er later makkelijk weer mee aan de slag gaan.
Grote kostenbesparing
Je kunt met een digitaal archief veel geld besparen. Doordat er geen tussenkomst van papieren is en je op fysieke dossiers bespaart, scheelt dat veel inventaris- en kantoorkosten. En als jouw bedrijf over meerdere vestigingen of locaties beschikt, dan is een digitale archivering een ideale optie voor jou. Je hoeft dan geen geld te investeren in het transporteren en verzenden van de gegevens naar andere locaties.
Het gebruik van digitale archieven wordt nu steeds meer op grote schaal door bedrijven, overheden, organisaties en zelfs particulieren wereldwijd toegepast. Nu jij de belangrijkste voordelen ervan hebt gelezen, is het vrij duidelijk waarom dat het geval is.
